對(duì)于外貿(mào)企業(yè)而言建立客戶檔案,似乎是一件可有可無的普通事,或者只要記錄客戶的聯(lián)系方式、聯(lián)系人,下次有業(yè)務(wù)能夠聯(lián)系得上就可以。但伴隨市場競爭日趨激烈,粗放式的客戶管理已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的形式,對(duì)于客戶管理的基礎(chǔ)性工作——檔案管理就需要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、系統(tǒng)化。
一份完整的客戶檔案應(yīng)包括:客戶名稱、編號(hào)、國別、地址、聯(lián)系方式、網(wǎng)址、社會(huì)統(tǒng)一信用代碼證號(hào)等基本信息,以及信用等級(jí)、所屬行業(yè)、市場表現(xiàn)、關(guān)聯(lián)客戶等經(jīng)營信息,和歷次合作的詳細(xì)記錄總結(jié)。關(guān)于客戶檔案的建立一般要經(jīng)過客戶信息收集、客戶檔案整理、客戶合作反饋、檔案修正完善的流程,同時(shí)要堅(jiān)持堅(jiān)持動(dòng)態(tài)管理、主次分明、重在運(yùn)用專人負(fù)責(zé)四個(gè)原則。
1.動(dòng)態(tài)管理原則。即客戶檔案建立是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程,要在已有資料的基礎(chǔ)上不斷更新完善,國際市場環(huán)境瞬息萬變、客戶何嘗不是如此。做到百戰(zhàn)百勝的前提是知己知彼,要以與客戶的合作為前提,分門別類地加強(qiáng)對(duì)客戶資料的收集整理,應(yīng)定期開展對(duì)客戶檔案的修訂核查工作,及時(shí)了解客戶動(dòng)態(tài)變化,確保檔案信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性,為下一步的營銷與合作提供有力支撐。
2.主次分明原則。在客戶檔案管理中,往往要重點(diǎn)關(guān)注前、后百分只二十的客戶,只有這樣才能維護(hù)優(yōu)質(zhì)客戶,發(fā)掘潛在客戶,產(chǎn)生最大化利潤并降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于大客戶的信息搜集工作一定要做深做細(xì),對(duì)于主要負(fù)責(zé)人一般要有節(jié)日的問候,新產(chǎn)品上市提示等,讓客戶感受到持續(xù)的關(guān)注;對(duì)風(fēng)險(xiǎn)性大的客戶管理,要重點(diǎn)關(guān)注其經(jīng)營狀況,隨時(shí)了解其經(jīng)營動(dòng)態(tài),并不定期調(diào)查,提醒業(yè)務(wù)人員客戶的當(dāng)前狀況,最大限度控制風(fēng)險(xiǎn)。
3.重在運(yùn)用原則。建立客戶檔案的初衷就是為企業(yè)決策服務(wù)、為企業(yè)經(jīng)營服務(wù),切不可為了做檔案而做檔案,建立準(zhǔn)確的、完備的、客觀的客戶檔案,是決策者的重要依據(jù),是隨時(shí)隨地了解客戶的重要途徑。客戶檔案管理,不能停留在一些簡單的數(shù)據(jù)記錄和單一的信息果道來源上,要堅(jiān)持多方面、多層次、全方位地了解客戶信息。
4.專人負(fù)責(zé)原則。客戶是企業(yè)的生命線,萬一客戶信息不慎泄密,勢(shì)必影響企業(yè)的生存發(fā)展和行業(yè)信用,因此負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的管理人員要有高度的責(zé)任感和忠誠度,必須要擇優(yōu)選派專人負(fù)責(zé),特別的還要強(qiáng)調(diào)具備調(diào)查分析能力并能基本能掌企業(yè)全局。
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